Administratief medewerker

retour
00
General
01
formations
02
Carrières
03
tendances
04
métiers du secteur

Description globale

Een administratief medewerker is de centrale pijler van elke organisatie en zorgt ervoor dat alles dagelijks op rolletjes loopt. In het hart van een team beheert hij/zij een groot aantal taken, van de coördinatie van afspraken tot het beheer van documenten. Zijn scherpe gevoel voor organisatie en aandacht voor detail stellen hem of haar in staat om voorop te blijven, de soepele bedrijfsvoering te vergemakkelijken en de broodnodige ondersteuning te bieden aan collega's, zodat de organisatie efficiënt en productief blijft.

résponsabilités

  • Beheer de ontvangst en beantwoord telefoontjes
  • Vergaderingen en afspraken organiseren en plannen
  • Schrijven en redigeren van officiële documenten en rapporten
  • Interne en externe correspondentie beheren
  • Zorg voor een up-to-date database en archiveer relevante documenten
  • Assisteren bij de voorbereiding van presentaties en conferentiemateriaal
  • Coördineer reizen en accommodaties voor werknemers
  • Beheer kantoorbenodigdheden en zorg ervoor dat ze worden bijgevuld
  • Contacten onderhouden met externe leveranciers en dienstverleners
  • Faciliteer de communicatie tussen verschillende afdelingen
  • Zorg voor de opvolging van projecten en deadlines
  • Assisteren bij het beheer van kantoorbudgetten en -uitgaven

compétences requises

Domaines de connaissances

Gestion des documents
Planification et organisation
Communication interne
Traitement de texte
Gestion du temps
Service client
Tâches comptables basiques

outils

Microsoft Office Word
Excel
PowerPoint
Outlook
Google Workspace
Trello
Adobe Acrobat
Asana
Evernote
Dropbox

humaine

S'organise avec méthode
S'attache aux détails
Recherche la stabilité
Persévère face aux obstacles
Très organisé et efficace
Capacité à travailler de manière indépendante

domaine d’études à privilégier

Bedrijfskunde, Management, Managementwetenschappen, Secretariaat, Uitvoerend assistent

certifications

  1. Gecertificeerde administratieve professional (CAP): aangeboden door de International Association of Administrative Professionals en wordt wereldwijd erkend
  2. Certified Professional Secretary (CPS): Het wordt ook aangeboden door de IAAP en valideert geavanceerde expertise voor professionele secretaressen
  3. Europees computerrijbewijs (ECDL): hoewel het een IT-certificering is, is het vaak vereist voor administratieve assistenten om hun computervaardigheden te valideren

Universités et Écoles Spécialisées

Haute École EPHEC - Bruxelles

Offre des bacheliers en secrétariat de direction et en assistanat de gestion, préparant efficacement à des rôles administratifs

Arteveldehogeschool - Gand

Propose des formations en secrétariat et communication qui intègrent des compétences administratives

Haute École Francisco Ferrer - Bruxelles

Se distingue par ses programmes en secrétariat médical et en assistanat de gestion

Junior

  • Secretaris
  • Administratief stagiair
  • Administratieve hulp

Medior

  • Administratief medewerker
  • Administratieve coördinator
  • Administratief toezichthouder

senior

  • Administratief manager
  • Administratief directeur
  • Administratief vicepresident

Salaire moyen

20.000-30.000 €

Salaire moyen

30,00-43.000 €

Salaire moyen

45.000-60.000 000€

Online samenwerkingshulpmiddelen

Nu werken op afstand aan populariteit wint, worden online samenwerkingstools zoals Microsoft Teams, Zoom of Slack essentieel. Deze platforms zorgen voor soepele communicatie, virtuele vergaderingen en beter projectbeheer. Om concurrerend en effectief te blijven, is het essentieel dat u vertrouwd bent met het gebruik van deze instrumenten. Voor elk platform zijn online tutorials en specifieke trainingen beschikbaar. Door ze in je dagelijkse routine te integreren, faciliteer je de coördinatie en samenwerking met verspreide teams.
Plan een wekelijkse virtuele vergadering met je team om te wennen aan de basisfunctionaliteiten van deze tools en het gebruik ervan te optimaliseren.

Repetitieve taken automatiseren

Tools zoals Zapier of Microsoft Power Automate maken het mogelijk om veelvoorkomende administratieve taken te automatiseren, waardoor tijd wordt bespaard en menselijke fouten worden beperkt. U kunt bijvoorbeeld het verzenden van terugkerende e-mails, het beheer van facturen of het bijwerken van databases automatiseren. Om de efficiëntie te maximaliseren, is het cruciaal om deze tools te kennen en te beheersen. Er zijn tal van online cursussen en workshops om meer te weten te komen over automatisering.
Identificeer een taak die u regelmatig uitvoert en zoek naar een manier om deze te automatiseren met behulp van een van deze tools.

Elektronisch documentbeheer (EDM)

EDM is een oplossing waarmee u documenten in elektronisch formaat kunt maken, opslaan, beheren en delen. Met de toenemende dematerialisatie van processen is het een onmisbaar hulpmiddel voor elke administratief medewerker. Verschillende platforms zoals M-Files of Evernote Business bieden dergelijke functies. Om op de hoogte te blijven, is het belangrijk om bekend te zijn met de beste praktijken van EDM. Webinars en gespecialiseerde trainingen kunnen je helpen om beter te worden.
Begin met het scannen en indexeren van een aantal belangrijke papieren documenten om vertrouwd te raken met het EDM-proces.

Kennis over cyberbeveiliging

Met de toename van cyberaanvallen is het cruciaal dat een administratief medewerker een basiskennis heeft van cyberbeveiliging. Dit omvat veilige surfpraktijken, phishingbewustzijn en de bescherming van gevoelige gegevens. Online bronnen en gespecialiseerde cursussen zijn beschikbaar om uw kennis op dit essentiële gebied te versterken.
Stel maandelijkse herinneringen in om je wachtwoorden regelmatig te wijzigen en ervoor te zorgen dat ze sterk zijn.

Bedrijfsadviseur

Een Business Consultant is een expert die zich toelegt op het begeleiden van bedrijven naar hun volledige potentieel. Vaak samenwerkend binnen verschillende teams, analyseert hij/zij diepgaand bestaande structuren, bedrijfsprocessen en interne dynamiek. De missie is om de efficiëntie van de organisatie te verbeteren, werkmethoden te optimaliseren en groeimogelijkheden te identificeren. Gewapend met een scherpe analytische geest en een uitgebreide kennis van de zakenwereld, biedt hij/zij innovatieve, aangepaste en pragmatische oplossingen om huidige en toekomstige zakelijke uitdagingen het hoofd te bieden.

voir plus

Verkoopmanager

Een verkoopmanager is een professional die zich toelegt op het beheer en de groei van de commerciële activiteiten van een bedrijf. Hij/zij evolueert vaak binnen een dynamisch team en blinkt uit in het creëren van betrouwbare en duurzame zakelijke relaties. Met een natuurlijk talent om te onderhandelen, streeft hij/zij ernaar de winst te verhogen en tegelijkertijd een kwaliteitsvolle klantrelatie te waarborgen.

voir plus

Manager voor bedrijfsinformatie

Een Business Intelligence Manager staat garant voor de transformatie van gegevens in weloverwogen beslissingen voor een bedrijf. Binnen gespecialiseerde teams duikt hij/zij in de meanderingen van data om waardevolle inzichten te verkrijgen. Zijn beheersing van analyses en zijn gedetailleerde kennis van zakelijke kwesties stellen hem in staat om ruwe cijfers om te zetten in strategische aanbevelingen, waardoor het bedrijf zich gunstig kan positioneren in zijn markt.

voir plus

Project manager

Een projectmanager/manager is de centrale pijler van een succesvol project binnen een bedrijf. Door binnen verschillende teams samen te werken, zorgt hij/zij voor de juiste toewijzing van middelen, stelt hij duidelijke plannen op en overziet hij alle fasen van een project, van concept tot voltooiing. Dankzij zijn gevoel voor analyse en leiderschapskwaliteiten begeleidt hij/zij zijn team bij uitdagingen en onvoorziene gebeurtenissen, om er zo voor te zorgen dat de doelstellingen in de best mogelijke omstandigheden worden bereikt.

voir plus

Managementadviseur

Een managementconsultant is een belangrijke bondgenoot voor bedrijven die hun activiteiten en strategie willen optimaliseren. Door verschillende teams te integreren, bestudeert hij/zij de bestaande processen diepgaand, waarbij verbeterpunten en ontwikkelingsmogelijkheden worden geïdentificeerd. Gespecialiseerd in het creëren van oplossingen die zowel strategisch als concreet zijn, helpt hij/zij bedrijven om efficiënter en concurrerender te worden op de markt. Dankzij zijn scherpe gevoel voor analyse en zijn globale visie is hij/zij in staat om relevante en duurzame transformaties voor te stellen.

voir plus

Bedrijfsanalist

Een Business Analyst is de persoon die zich richt op continue verbetering binnen een bedrijf. Hij/zij evolueert vaak in een stimulerende omgeving en blinkt uit in het ontcijferen van gegevens en bedrijfsprocessen om waardevolle inzichten te verkrijgen. Dankzij een analytische geest en het vermogen om effectief te communiceren, doet hij/zij aanbevelingen op basis van diepgaande studies, gericht op het verhogen van de productiviteit en het maximaliseren van de operationele efficiëntie.

voir plus

Uitvoerend assistent

Een Executive Assistant is de organisatorische pijler achter de goede werking van een kantoor of bedrijf. In nauwe samenwerking met het management en de verschillende afdelingen voert hij/zij een groot aantal administratieve en logistieke taken uit. Met een groot aanpassingsvermogen, uitstekende communicatieve vaardigheden en nauwgezette aandacht voor detail, plant hij/zij afspraken, bereidt hij documenten voor, coördineert hij reizen en fungeert hij als contactpersoon tussen het management en andere medewerkers. De aanwezigheid zorgt ervoor dat managers zich volledig kunnen concentreren op hun kerntaken, wetende dat het administratieve aspect op competente wijze wordt beheerd.

voir plus

Strategisch directeur

Een strategisch directeur is het kompas dat een bedrijf of organisatie naar een succesvolle toekomst leidt. Hij/zij speelt een sleutelrol binnen het managementteam en ontwikkelt, implementeert en overziet strategische initiatieven die zijn ontworpen om de groei en duurzaamheid van de entiteit te waarborgen. Gewapend met een langetermijnvisie, een vermogen tot diepgaande analyses en een scherp gevoel voor markttrends, is hij/zij in staat om kansen te identificeren, op uitdagingen te anticiperen en het bedrijf optimaal te positioneren. Door middel van verlicht leiderschap wekt hij/zij vertrouwen en bepaalt hij de koers voor de hele organisatie.

voir plus

Adjunct-directeur-generaal

Een adjunct-CEO is een pijler van het bedrijfsmanagement en werkt nauw samen met de CEO om de strategische visie van het bedrijf te implementeren. Hij/zij kan meerdere afdelingen of bedrijfsgebieden overzien en ervoor zorgen dat de doelen worden bereikt en dat de activiteiten soepel verlopen. Met een globale visie op de activiteiten van het bedrijf en het vermogen om verschillende teams te leiden, speelt hij/zij een cruciale rol in het voortdurende succes van de organisatie, waarbij hij zorgt voor de effectieve uitvoering van initiatieven en het bereiken van doelen.

voir plus

Manager public relations

Een Public Relations Manager is de bewaker van het imago en de reputatie van een bedrijf of organisatie. In nauwe samenwerking met de media, partners en belangrijke belanghebbenden ontwikkelt en implementeert hij/zij communicatiestrategieën om het merk te promoten en te beschermen. Met een uitstekende beheersing van de communicatie reageert hij/zij op mediaverzoeken, organiseert hij evenementen en persconferenties en beheert hij crisissituaties. Haar vermogen om sterke relaties op te bouwen en duidelijke en consistente boodschappen over te brengen is essentieel om ervoor te zorgen dat de organisatie optimaal wordt bekeken.

voir plus

Leider van het schoonmaakteam

Een teamleider schoonmaak overziet en coördineert de activiteiten van een schoonmaakteam. Verantwoordelijk voor taakplanning, personeelsbeheer en kwaliteitscontrole, zorgt hij/zij ervoor dat de reinheidsnormen worden bereikt en gehandhaafd. Deze rol vereist goede managementvaardigheden, nauwgezetheid en een scherp gevoel voor organisatie, evenals het vermogen om een team te motiveren en te leiden.

voir plus

Magazijnbeheerder

Een Warehouse Manager zorgt voor een soepel en efficiënt beheer van een magazijn. Hij/zij werkt nauw samen met de teams voor logistiek, inkoop en verkoop en houdt toezicht op de dagelijkse activiteiten, van de ontvangst van de goederen tot de verzending. Uitgerust met een sterke organisatorische capaciteit en een gevoel van prioriteiten, zorgt hij/zij ervoor dat de beveiligingsnormen worden nageleefd, de opslagruimte wordt geoptimaliseerd en zijn team voortdurend wordt bijgeschoold. Het proactieve beheer zorgt voor een soepele en efficiënte toeleveringsketen.

voir plus

Verkoopvertegenwoordiger

Een verkoopvertegenwoordiger vormt de ruggengraat van de bedrijfsontwikkeling van een bedrijf. In het veld, op afspraken of tijdens evenementen presenteert, promoot en verkoopt hij/zij de producten of diensten van het bedrijf aan een doelgroep. Dankzij een gedegen kennis van het aanbod van het bedrijf en de markt identificeert hij/zij de behoeften van klanten, stelt hij aangepaste oplossingen voor en onderhandelt hij over de voorwaarden van contracten. Haar vermogen om duurzame professionele relaties op te bouwen en te onderhouden, in combinatie met haar overtuigingskracht en haar gevoel voor klantenservice, is cruciaal voor het succes en de groei van het bedrijf.

voir plus