Uitvoerend assistent

retour
00
General
01
formations
02
Carrières
03
tendances
04
métiers du secteur

Description globale

Een Executive Assistant is de organisatorische pijler achter de goede werking van een kantoor of bedrijf. In nauwe samenwerking met het management en de verschillende afdelingen voert hij/zij een groot aantal administratieve en logistieke taken uit. Met een groot aanpassingsvermogen, uitstekende communicatieve vaardigheden en nauwgezette aandacht voor detail, plant hij/zij afspraken, bereidt hij documenten voor, coördineert hij reizen en fungeert hij als contactpersoon tussen het management en andere medewerkers. De aanwezigheid zorgt ervoor dat managers zich volledig kunnen concentreren op hun kerntaken, wetende dat het administratieve aspect op competente wijze wordt beheerd.

résponsabilités

  • Beheer de agenda van de manager: organiseer afspraken en vergaderingen
  • Documenten, rapporten en presentaties voorbereiden en beoordelen voor het management
  • Contacten onderhouden tussen het management en andere werknemers of externe partners
  • Organiseer zakenreizen, reserveringen en reisroutes voor het management
  • Organiseer zakenreizen, reserveringen en reisroutes voor het management
  • Opvolgen van taken en projecten die door het management zijn toegewezen
  • Beheersdossiers, archieven en databases up-to-date houden
  • Neem deel aan de organisatie van evenementen of interne opleidingen
  • Beheer ad-hocaanvragen en los veelvoorkomende administratieve problemen op
  • Werk samen met andere afdelingen om de communicatie en coördinatie binnen het bedrijf te vergemakkelijken

compétences requises

Domaines de connaissances

Connaissance des systèmes d'exploitation
Engagement des consommateurs
Sécurité publique
Planification de la retraite
Hygiène et sécurité
Prévention des infections
Évaluation de la condition physique

outils

Microsoft Office Suite
Logiciels de gestion d'e-mails
Calendriers électroniques
Plateformes de visioconférence
CRM
Logiciels de gestion de projets
Scanner
Photocopieuses
Dictaphones
Logiciels de prise de notes

humaine

S'adapte aux changements
Capacité de communication
Capacité à résoudre des problèmes grâce à une pensée analytique
S'organise avec méthode
Consulte avant de décider
S'attache aux détails

domaine d’études à privilégier

Bedrijfsmanagement, management, personeelszaken, secretariaat (in sommige landen bestaan specifieke opleidingen op het gebied van assistentschap of secretariële diensten).

certifications

  1. 1. Certified Administrative Professional (CAP): Een certificering die de vaardigheden en kennis valideert die nodig zijn voor administratieve en uitvoerende assistenten.

2. Professional Executive Assistant (PEA): Specifiek voor uitvoerende assistenten bevestigt dit de vaardigheden die nodig zijn om senior managers te ondersteunen.

Universités et Écoles Spécialisées

HELB Ilya Prigogine - Bruxelles

Propose un programme en secrétariat de direction, mettant l'accent sur les compétences administratives et managériales.

Haute École Francisco Ferrer - Bruxelles

Se distingue par son cursus axé sur les métiers de support à la direction, préparant efficacement les assistants de direction.

EPHEC - Woluwe-Saint-Lambert

Offre une formation axée sur la gestion administrative et le support exécutif, formant les futurs assistants de direction.

Junior

Administratief secretaris, junior uitvoerend assistent, stagiair bedrijfskunde

Medior

Uitvoerend assistent, administratief coördinator, administratief manager

senior

Administratief directeur, operationeel manager, adjunct-directeur

Salaire moyen

25.000-35.000 €

Salaire moyen

31,000-44000 €

Salaire moyen

45.000-60.000 000€

Hulpmiddelen voor projectbeheer


Effectief projectmanagement is essentieel geworden in de rol van uitvoerend assistent. Tools zoals Trello, Asana en Monday.com kunnen helpen bij het organiseren van taken, het bijhouden van de voortgang en het communiceren met teams. Door deze platforms onder de knie te krijgen, kunt u de workflow beter beheren en zorgen voor een soepele uitvoering van projecten. Om te beginnen bieden veel platforms online tutorials en trainingen aan.
Stel een klein project of taak op en gebruik een van deze tools om dit van begin tot eind te beheren.

Uniforme communicatietechnologieën


Communicatie staat centraal in het werk van uitvoerend assistent. Uniforme communicatietechnologieën, zoals Slack, Microsoft Teams of Zoom, zorgen voor naadloze interactie met teams, partners en klanten. Om effectief te blijven, is het noodzakelijk om deze tools onder de knie te krijgen. Speciale webinars en cursussen kunnen u een overzicht geven van hun geavanceerde functies.
Organiseer een wekelijkse teamvergadering op een van deze platforms om de functies die voor u nuttig zijn te oefenen en te evalueren.

Administratieve taken automatiseren


Automatisering, met behulp van tools zoals Zapier of Integromat, kan veel repetitieve taken vereenvoudigen. Of het nu gaat om het synchroniseren van agenda's, het verzenden van herinneringen of het integreren van apps, deze tools kunnen de efficiëntie verbeteren. Door te begrijpen hoe je bepaalde taken kunt automatiseren, kun je meer tijd besteden aan activiteiten met een hogere toegevoegde waarde. Talrijke online tutorials kunnen u bij dit proces begeleiden.
Identificeer een terugkerende taak die u regelmatig uitvoert en probeer deze te automatiseren met een van deze tools.

Kunstmatige intelligentie voor agendabeheer


AI kan via tools zoals x.ai of Clara helpen bij het beheren van agenda's en het organiseren van afspraken zonder handmatige tussenkomst. Door deze oplossingen toe te passen, kunt u de planningsefficiëntie verbeteren en planningsconflicten vermijden. Om deze technologieën toe te passen, kunt u beginnen met gratis proefversies en hun mogelijkheden verkennen.
Stel een van deze op AI gebaseerde assistenten in om uw komende vergaderweek te beheren en de resultaten te beoordelen.

Bedrijfsadviseur

Een Business Consultant is een expert die zich toelegt op het begeleiden van bedrijven naar hun volledige potentieel. Vaak samenwerkend binnen verschillende teams, analyseert hij/zij diepgaand bestaande structuren, bedrijfsprocessen en interne dynamiek. De missie is om de efficiëntie van de organisatie te verbeteren, werkmethoden te optimaliseren en groeimogelijkheden te identificeren. Gewapend met een scherpe analytische geest en een uitgebreide kennis van de zakenwereld, biedt hij/zij innovatieve, aangepaste en pragmatische oplossingen om huidige en toekomstige zakelijke uitdagingen het hoofd te bieden.

voir plus

Verkoopmanager

Een verkoopmanager is een professional die zich toelegt op het beheer en de groei van de commerciële activiteiten van een bedrijf. Hij/zij evolueert vaak binnen een dynamisch team en blinkt uit in het creëren van betrouwbare en duurzame zakelijke relaties. Met een natuurlijk talent om te onderhandelen, streeft hij/zij ernaar de winst te verhogen en tegelijkertijd een kwaliteitsvolle klantrelatie te waarborgen.

voir plus

Administratief medewerker

Een administratief medewerker is de centrale pijler van elke organisatie en zorgt ervoor dat alles dagelijks op rolletjes loopt. In het hart van een team beheert hij/zij een groot aantal taken, van de coördinatie van afspraken tot het beheer van documenten. Zijn scherpe gevoel voor organisatie en aandacht voor detail stellen hem of haar in staat om voorop te blijven, de soepele bedrijfsvoering te vergemakkelijken en de broodnodige ondersteuning te bieden aan collega's, zodat de organisatie efficiënt en productief blijft.

voir plus

Manager voor bedrijfsinformatie

Een Business Intelligence Manager staat garant voor de transformatie van gegevens in weloverwogen beslissingen voor een bedrijf. Binnen gespecialiseerde teams duikt hij/zij in de meanderingen van data om waardevolle inzichten te verkrijgen. Zijn beheersing van analyses en zijn gedetailleerde kennis van zakelijke kwesties stellen hem in staat om ruwe cijfers om te zetten in strategische aanbevelingen, waardoor het bedrijf zich gunstig kan positioneren in zijn markt.

voir plus

Project manager

Een projectmanager/manager is de centrale pijler van een succesvol project binnen een bedrijf. Door binnen verschillende teams samen te werken, zorgt hij/zij voor de juiste toewijzing van middelen, stelt hij duidelijke plannen op en overziet hij alle fasen van een project, van concept tot voltooiing. Dankzij zijn gevoel voor analyse en leiderschapskwaliteiten begeleidt hij/zij zijn team bij uitdagingen en onvoorziene gebeurtenissen, om er zo voor te zorgen dat de doelstellingen in de best mogelijke omstandigheden worden bereikt.

voir plus

Managementadviseur

Een managementconsultant is een belangrijke bondgenoot voor bedrijven die hun activiteiten en strategie willen optimaliseren. Door verschillende teams te integreren, bestudeert hij/zij de bestaande processen diepgaand, waarbij verbeterpunten en ontwikkelingsmogelijkheden worden geïdentificeerd. Gespecialiseerd in het creëren van oplossingen die zowel strategisch als concreet zijn, helpt hij/zij bedrijven om efficiënter en concurrerender te worden op de markt. Dankzij zijn scherpe gevoel voor analyse en zijn globale visie is hij/zij in staat om relevante en duurzame transformaties voor te stellen.

voir plus

Bedrijfsanalist

Een Business Analyst is de persoon die zich richt op continue verbetering binnen een bedrijf. Hij/zij evolueert vaak in een stimulerende omgeving en blinkt uit in het ontcijferen van gegevens en bedrijfsprocessen om waardevolle inzichten te verkrijgen. Dankzij een analytische geest en het vermogen om effectief te communiceren, doet hij/zij aanbevelingen op basis van diepgaande studies, gericht op het verhogen van de productiviteit en het maximaliseren van de operationele efficiëntie.

voir plus

Strategisch directeur

Een strategisch directeur is het kompas dat een bedrijf of organisatie naar een succesvolle toekomst leidt. Hij/zij speelt een sleutelrol binnen het managementteam en ontwikkelt, implementeert en overziet strategische initiatieven die zijn ontworpen om de groei en duurzaamheid van de entiteit te waarborgen. Gewapend met een langetermijnvisie, een vermogen tot diepgaande analyses en een scherp gevoel voor markttrends, is hij/zij in staat om kansen te identificeren, op uitdagingen te anticiperen en het bedrijf optimaal te positioneren. Door middel van verlicht leiderschap wekt hij/zij vertrouwen en bepaalt hij de koers voor de hele organisatie.

voir plus

Adjunct-directeur-generaal

Een adjunct-CEO is een pijler van het bedrijfsmanagement en werkt nauw samen met de CEO om de strategische visie van het bedrijf te implementeren. Hij/zij kan meerdere afdelingen of bedrijfsgebieden overzien en ervoor zorgen dat de doelen worden bereikt en dat de activiteiten soepel verlopen. Met een globale visie op de activiteiten van het bedrijf en het vermogen om verschillende teams te leiden, speelt hij/zij een cruciale rol in het voortdurende succes van de organisatie, waarbij hij zorgt voor de effectieve uitvoering van initiatieven en het bereiken van doelen.

voir plus

Manager public relations

Een Public Relations Manager is de bewaker van het imago en de reputatie van een bedrijf of organisatie. In nauwe samenwerking met de media, partners en belangrijke belanghebbenden ontwikkelt en implementeert hij/zij communicatiestrategieën om het merk te promoten en te beschermen. Met een uitstekende beheersing van de communicatie reageert hij/zij op mediaverzoeken, organiseert hij evenementen en persconferenties en beheert hij crisissituaties. Haar vermogen om sterke relaties op te bouwen en duidelijke en consistente boodschappen over te brengen is essentieel om ervoor te zorgen dat de organisatie optimaal wordt bekeken.

voir plus

Leider van het schoonmaakteam

Een teamleider schoonmaak overziet en coördineert de activiteiten van een schoonmaakteam. Verantwoordelijk voor taakplanning, personeelsbeheer en kwaliteitscontrole, zorgt hij/zij ervoor dat de reinheidsnormen worden bereikt en gehandhaafd. Deze rol vereist goede managementvaardigheden, nauwgezetheid en een scherp gevoel voor organisatie, evenals het vermogen om een team te motiveren en te leiden.

voir plus

Magazijnbeheerder

Een Warehouse Manager zorgt voor een soepel en efficiënt beheer van een magazijn. Hij/zij werkt nauw samen met de teams voor logistiek, inkoop en verkoop en houdt toezicht op de dagelijkse activiteiten, van de ontvangst van de goederen tot de verzending. Uitgerust met een sterke organisatorische capaciteit en een gevoel van prioriteiten, zorgt hij/zij ervoor dat de beveiligingsnormen worden nageleefd, de opslagruimte wordt geoptimaliseerd en zijn team voortdurend wordt bijgeschoold. Het proactieve beheer zorgt voor een soepele en efficiënte toeleveringsketen.

voir plus

Verkoopvertegenwoordiger

Een verkoopvertegenwoordiger vormt de ruggengraat van de bedrijfsontwikkeling van een bedrijf. In het veld, op afspraken of tijdens evenementen presenteert, promoot en verkoopt hij/zij de producten of diensten van het bedrijf aan een doelgroep. Dankzij een gedegen kennis van het aanbod van het bedrijf en de markt identificeert hij/zij de behoeften van klanten, stelt hij aangepaste oplossingen voor en onderhandelt hij over de voorwaarden van contracten. Haar vermogen om duurzame professionele relaties op te bouwen en te onderhouden, in combinatie met haar overtuigingskracht en haar gevoel voor klantenservice, is cruciaal voor het succes en de groei van het bedrijf.

voir plus